社内のイントラネットで、ＸＯＯＰＳを社内グループウェアとして使われる機会が増えています。

注意しなければいけないのは、ユーザー名の作り方です。
異動や転職などで、その人がいなくなることがありますが、その人のユーザー名（アカウント名）が何なのかわからなくなるときがあります。
これは、組織の大きなサークルや団体でも同じことが言えます。

特に、ビジネスシーンで、社内イントラネットにＸＯＯＰＳを構築される場合は、ユーザー名を最初から　taro_yamada という本名アカウント（ログインＩＤ）で作成すると、誰が誰なのかわかるようになります。

では、社員番号ではどうか。
社員番号をユーザ名（ログインＩＤ）にしてしまうと、ＰＭを使っていると、「送信者」が誰なのか、「送信先」を誰にするのかわからなくなってしまいます。

その点、ローマ字つづりのアカウント名であれば、一発でわかります。

同姓同名が多い場合は、社員番号とかけ合わせて作成するとよいかもしれません。
taro_yamada777

名前のローマ字つづり方は、わかりやすいヘボン式で統一するとよいです。
ヘボン式
http://www.nta.co.jp/kaigai/hebon.htm

ＸＯＯＰＳを社内イントラネットでグループウエアや社内ブログとして構築される場合は、ユーザーアカウント名（ログインＩＤ）を本名で作成するのがお勧めです。